創立総会の議事録

株式会社設立時に行う創立総会の議事録の記載事項


株式会社設立時に発起人以外に株式を引き受ける者がいる場合は、必ず創立総会を実施して議事録を作成する必要があります。なぜなら、これは創立総会終了後に行う株式会社設立登記の申請時に添付書類として提出しなければならないからです。では、この書類には一体どのようなことを記載すれば良いのでしょうか。

株式会社設立時に行う創立総会の議事録において最低限記載しなければならない事項については、会社法施行規則に規定が存在し、全部で5つあります。
1つ目は、創立総会が開催された日時と場所です。日時については年月日、開始時間、終了時間を記載し、場所については住所を必ず記載するようにします。また、株式会社設立時の事務所で開催した場合はその旨を記載します。
2つ目は、議事の経過と結果です。創立総会では主に、株式会社設立に関する事項の報告や、定款の承認、設立時の役員の選任、会社法第93条の規定に基づく調査の報告、役員報酬の金額の決定などが行われますが、これを当日の進行に沿う形で文章で記載していきます。なお、議事の経過については、出席者の発言などの詳細は記載する必要はなく、要領が書かれていれば十分です。

そして、3つ目は出席した発起人および設立時に役員に就任する者の氏名・名称、4つ目は創立総会で議長を務めた者の氏名、5つ目は議事録を作成した者の氏名です。つまり、これら3つをまとめると、創立総会の出席者についての記載が必要であるということがいえます。出席者に関しては、法令で定められている事項以外にも、株式会社設立時の株主総数と発行株式総数、議決権行使が可能な株主数と議決権の総数、創立総会当日に実際に出席した株主の総数と出席した株主が持つ議決権の総数についても記載することが殆どです。なお、出席者を記載する際には、出席した株主の氏名や法人名まで記載する必要はありません。
また、議事録の最後には、書類に記載された決議等の事項が確かに創立総会で行われたものであることを証明する旨の文章を記した上で、書類を作成した年月日、設立する株式会社の商号を記載し、議長と出席した取締役全員の記名と押印を行います。

創立総会議事録の書類のレイアウトについてはインターネット上で文例を参照することが可能なので、設立する株式会社のケースと照らし合わせながら書類を作成していくと良いです。また、記載事項について分からない点がある場合は、株式会社設立手続きに関わる問題に詳しい弁護士や司法書士に相談をして解決するようにしましょう。”